8 Verwijzingen

Het is gebruikelijk om in een dergelijke uitgave een reeks literatuurverwijzingen en webadressen te geven. De literatuur over telewerken beperkt zich, voor zover ons bekend, tot een aantal deelgebieden. Aan de ene kant kunt u boeken en websites vinden die voornamelijk ingaan op de technische aspecten van de telewerkomgeving en de architecturen. Aan de andere treft u boeken en sites aan die met name gaan over arbeidsgehandicapten. Dit blog gaat echter over de keuzes voor en tegen en de invoering van telewerken, gezien door de ogen van lijn- en stafmanager.

Webadressen zijn vaak snel gedateerd, want zelfs ministeries veranderen periodiek van naam. Ons advies is te beginnen bij uw uitvoeringsinstantie en bij die ministeries, die volksgezondheid, werken en belastingen in hun portefeuille hebben. Verken ook de sites van de grote werknemersorganisaties en de uitvoeringsorganen.

Hou er rekening mee dat het gebied telewerken sterk in beweging is, met name op fiscaal gebied. Zorg er dus voor dat u telkens de nieuwste regelingen heeft en die zijn eigenlijk allemaal via het web op te zoeken of op te vragen.

7 Epiloog

Onze manier van werken is voortdurend in beweging. Al eeuwen lang verandert de aard van ons werk, zeker voor de grote groep van “gemiddelde werknemers”. Voor ambachtelijke slagers en handmatige pottenbakkers blijft altijd wel ruimte, maar voor de grote gemene deler wijzigt de situatie voortdurend. Van veldarbeider naar fabrieksarbeider naar kantoorklerk schuift de werknemer telkens naar nieuwe rollen, met onvoorziene gevolgen voor de arbeidsomstandigheden, de sociaal-culturele aspecten. De verplatting van de organisatie van de afgelopen jaren is zeer bedreigend gebleken voor het zittende middle-management.

6 De criteria voor succesvol telewerken

Uit het voorgaande blijkt al dat er veel variabelen zijn, die van invloed zijn op een succesvolle invoering van telewerken. In kort bestek willen wij hier de belangrijkste bevindingen voor u samenvatten. Let wel dat hiermee niet een uitputtende lijst gegeven wordt, maar dat we juist verwijzen naar die elementen die in onze ervaring noodzakelijk zijn en vaak te weinig of geen aandacht krijgen.

5.5.2 Internet en het virus

Wie zijn medewerker alleen toegang geeft tot het eigen netwerk heeft qua beveiliging een aantal kopzorgen minder. Daar staat tegenover dat, als de medewerker in staat is met de computer alsnog toegang te krijgen tot internet (een internetabonnement en een dongle), u een risico heeft dat u niet meer beheerst. Als hij of zij dat kan terwijl de computer ook aan het interne netwerk gekoppeld is, dan heeft u een dubbel risico.

5.5.1 Beveiliging

En nu wij het er toch over hebben: beveiliging. De risicoanalyse behoort niet tot de onderwerpen van dit blog. Toch is van het grootste belang dat u zich realiseert dat beveiliging voornamelijk tussen de oren zit. Goede beveiliging balanceert tussen begrip en gevoel. Aan uw medewerkers moet u duidelijk maken waarom de procedures zo zijn opgezet.

5.5 De omgeving thuis

Na het netwerk nu even wat aandacht voor de werkplek thuis. Het ligt voor de hand dat de medewerker de beschikking heeft over een computer. De keuze hiervan zal afhankelijk zijn van de te verrichten werkzaamheden: het schrijven van een rapport vergt andere handelingen dan uitgebreide berekeningen, grafisch ontwerp of technisch tekenen. Het schrijven van muzieknoten stelt andere eisen dan het afspelen van het resultaat. Daarnaast zijn er de echte IT-beroepen zoals programmeren en ontwerp van software.

5.4 Netwerk of internet

Bij telewerken komt steevast de kretologie internet, intranet en extranet om de hoek kijken. Toch hoeft het daar helemaal niet over te gaan. Er zijn drie grote telewerk raamwerken:

5.3 Technische invoering

Stel dat u overgaat tot de, al dan niet geleidelijke, invoering van telewerk in uw organisatie. In het vorige deel hebben we uiteengezet wat er dan van u op organisatorisch vlak verwacht wordt. Telewerken is, gezien de gebruikte definitie, onmogelijk zonder technische middelen. U, uw organisatie, zal deze middelen ter beschikking moeten stellen aan of voorschrijven voor wie op afstand wil werken. Voor een deel zullen deze middelen al aanwezig zijn en voor een deel zullen ze moeten worden ingevoerd of aangepast.

5.2 Bedrijfsmatige invoering

Fase 2 en 3: Selecteren afdelingen en trainen personeel

Zelfstandig kunnen werken is belangrijk bij telewerken. Dat hangt niet alleen af van het werk, maar ook van het bedrijf. Als de chef erg dirigistisch is, wordt telewerken niets. Telewerken vergt een professionele houding, erop vertrouwen dat mensen het werk doen. Chefs coachen daarbij; het bedrijf faciliteert.

5.1 Invoeren en beheren - Inleiding

Indien u van plan bent telewerken te gaan invoeren in uw organisatie, kan dit op verschillende manieren gerealiseerd worden. Bijvoorbeeld langs een informele weg, waarbij geen formele afspraken worden gemaakt tussen telewerker en directie (gedoogbeleid). Het kan ook zijn dat verschillende afdelingen of divisies de mogelijkheid krijgen te gaan telewerken. In dat geval worden afspraken in de vorm van telewerkovereenkomsten gemaakt, die door de ondernemingsraad en fiscus geaccepteerd worden. In het geval er sprake is van grootschalige invoering, wordt de gehele organisatie ingericht op telewerken.

4.4.2 Subsidieregelingen arbeidsgehandicapten

Voor het integreren van arbeidsgehandicapten zijn er extra aanpassingen nodig zoals bijvoorbeeld aangepaste werkplekken, computers, taxivervoer of rolstoeltoegankelijke kantoorruimte. Om de drempels voor integratie van arbeidsgehandicapten te verlagen, heeft de overheid verschillende subsidieregelingen ingesteld om arbeidsgehandicapten aan werk te helpen. Een aantal jaren geleden waren de procedures voor het aanvragen van subsidies administratief omslachtig, ontoegankelijk, traag en inefficiënt. Daar is bij de invoering van verschillende wetten verandering in aan het komen.

4.4.1 Voorbeeld Huisregels Flexibel Werken

Voorbeeld huisregels

Ondergetekenden spreken het volgende af:

4.4 Huishoudelijk reglement

Naast de telewerkovereenkomst tussen werkgever en werknemer wordt door bedrijven ook een huishoudelijk reglement gehanteerd, als er meerdere medewerkers telewerken. Hierin legt men regels en richtlijnen vast aangaande het managen van telewerken, de secundaire arbeidsvoorwaarden, werkafspraken, ziek- en betermeldingen.

4.3.1 Voorbeeld overeenkomst flexibel werken /telewerken

Voorbeeld overeenkomst flexibel werken /telewerken 

Eenvoudig voorbeeld aan de hand waarvan een meer afgewogen versie gebouwd kan worden voor de eigen bedrijfssituatie. Tevens kunnen elementen zoals viruscontrole of encryptie ter beschikking gesteld worden door de werkgever, periodiek onderhoud gepleegd worden door de IT groep van het bedrijf en software ge-update.

4.3 De telewerkovereenkomst

In de telewerkovereenkomst komen medewerker en de verantwoordelijk manager overeen hoe telewerken wordt toegepast binnen het bedrijf. De telewerkovereenkomst is de schakel, waarin de onderwerpen in de hiervoor besproken paragrafen samenkomen in dit document.

4.2.6 Checklist ter voorkoming RSI-klachten op de telewerkplek

Met deze checklist worden tips en richtlijnen gegeven die RSI op de telewerkplek voorkomen.

4.2.5 RSI voor mensen met een arbeidshandicap

Voor deze groep zou het bijzonder frustrerend zijn om als gevolg van RSI toch of wederom in de WAO terecht te komen, dan wel uit het arbeidsproces weg te vallen. Het is aan te raden de arts of een fysiotherapeut in te schakelen. Het leidt tot kapitaalvernietiging als het gaat om integratiesubsidies. Echter zo’n vaart zal het niet lopen aangezien arbeidsgehandicapten die in staat zijn om te werken, het klappen van de zweep kennen en als gevolg van hun handicap gepokt en gemazeld door het leven gaan. Zij zullen niet zo gauw in de RSI-vallen lopen.

4.2.4 RSI en telewerken

Op verschillende punten binnen de Arbo-regels worden diverse zaken belicht, die bij verkeerde toepassing kunnen leiden tot RSI ( Repetitive Strain Injury), ook wel muisarm genoemd.

4.2.3 Werkoverleg

Hoewel men het niet zou verwachten, bepaalt de Arbo-wet ook dat de werkgever regelmatig werkoverleg dient te organiseren.

4.2.2 Programmatuur

Ook hier geeft de Arbo regels aan. De programmatuur die wordt gebruikt bij het verrichten van beeldschermwerk voldoet aan ergonomische eisen,

4.2.1 Beeldscherm, toetsenbord, meubilair en verlichting

Het Arbo-besluit schenkt speciaal aandacht aan thuiswerkers. Over de dagindeling van de arbeid staat in het Arbo-besluit dat de arbeid aan een beeldscherm zo georganiseerd moet zijn dat telkens na ten hoogste twee achtereenvolgende uren wordt afgewisseld door andersoortige arbeid of door een rusttijd. Daardoor wordt de belasting van het verrichten van de arbeid aan een beeldscherm verlicht.

4.2 Arbeidsomstandigheden

De regels voor de arbeidsomstandigheden zijn ook van toepassing op telewerken thuis. Zowel de telewerker zelf als de werkgever hebben daarin een verantwoordelijkheid.

4.1.2 Vergoedingen computers en bijbehorende apparatuur

Voor het verstrekken (werknemer verkrijgt de eigendom) en het ter beschikking stellen (werknemer krijgt het gebruik) van computers (pc of laptops) en randapparatuur (modems, faxen, printers, besturingsprogrammatuur) geldt onder voorwaarden een vrijstelling.

4.1.1 Belastingvrije vergoedingen en aftrek

Belangrijk uitgangspunt van de belastingvrije vergoedingen en aftrek inrichting van een telewerkruimte thuis is dat de fiscus als hoofdregel hanteert, dat vergoedingen van de werkruimte belast of voor de werknemer niet aftrekbaar zijn. Ook de kosten van meubilering en stoffering zijn niet aftrekbaar. Echter om het telewerken verder te stimuleren is sinds 1 januari 1998 een belastingvrije vergoeding voor de inrichting van de telewerkplek thuis van toepassing.

4.1 De fiscus

De fiscus besteedt specifiek aandacht aan telewerken. Deze regeling is ingevoerd om onder meer ontwikkelingen als de elektronische snelweg en telewerken te stimuleren.

4.0 Juridische en fiscale aspecten

Juridische zaken rondom telewerken hebben betrekking op de wetgeving waarmee uw bedrijf in aanraking komt zodra u telewerken invoert. Zij spreiden zich over verschillende gebieden uit. Te beginnen met de arbeidsvoorwaarden.

3.5.1 Algemene kenmerken medewerker

Telewerk en het mede daarop gebaseerde Nieuwe Werken bestaan dankzij informatie-technologie. Telewerkers moeten daarom in de beginfase affiniteit en ervaring hebben of krijgen met het gebruik van computers en telecommunicatie.

3.5 Het V6-procesmodel

Doordat uw medewerkers gegevens langs elektronische weg uit kunnen wisselen tussen de telewerkplek en het kantoor, kunt u met Het Nieuwe Werken werkprocessen op afstand en onafhankelijk van tijd uit laten voeren. Het betreft vooral gegevensverwerkende processen. Onder gegevensverwerkende processen verstaan wij de volgende deelprocessen: Vervaardigen, Verzamelen, Valideren, Verwerken, Vastleggen, Verstrekken van gegevens of data, oftewel de V6-processen. Deze processen maken zowel deel uit van de primaire als van de ondersteunende bedrijfsprocessen.

3.4.3 Methodiek Passend Telewerken

De positieve bijdrage, die telewerken kan leveren bij preventie en/of terugdringing van ziekteverzuim en bij re-integratie van arbeidsgehandicapte mensen is de laatste jaren sterk toegenomen. Echter, met het vinden de medewerker, het aanschaffen van apparatuur en het inrichten van een goede telewerkplek bent u er nog niet. Juist voor arbeidsgehandicapten is maatwerk in arbeidsomstandigheden en werkorganisatie nodig.

3.4.2 Arbeidsgehandicapten

De arbeidsgehandicapten vormen voor Het Nieuwe Werken en telewerken in het bijzonder een speciale doelgroep, waaraan wij bewust wat extra aandacht besteden. Voor deze doelgroep biedt telewerken interessante mogelijkheden om aan betaald werk te komen.

3.4.1 Aanblijvers en Herintreders

In deze periode is het voor werkgevers nog steeds moeilijk goed gekwalificeerd personeel aan te trekken en, niet te vergeten, vast te houden. De wensen van de medewerkers worden naast het salaris steeds uitgebreider: flexibele werktijden, variabele beloning, en natuurlijk de mogelijkheid te kunnen telewerken.

3.3 Telewerk-functies

Als u als manager wilt nagaan welke functies zich lenen voor telewerken, zult u ongetwijfeld functie-overzichten vinden bij uw branche-organisaties, in de literatuur of in telewerkrapporten. Deze informatie gaat naar onze mening vaak uit van reeds bestaande organisatiestructuren, die veelal gebaseerd zijn op vaste kantoorwerktijden en een vast omschreven werkplek. Vervolgens wordt op deze elementen ingespeeld door telewerken te introduceren.

3.2 Managementstijl

Veel managers en directies blijken moeite te hebben met het loslaten van de werknemer, terwijl ze op hetzelfde moment wagonladingen handarbeiders en technische medewerkers naar de bouwplaats of opdrachtgever laten gaan. Het tegenargument is dan dat in die situatie een voorman of opzichter meegaat of beschikbaar is. Ergens in de keten wordt het toch management op afstand, maar dat muntje wil nog niet vallen.

3.1 Motivatoren voor de medewerker

Daarmee zijn we aangekomen bij de andere kant van de argumentatie voor en tegen: de positie van de medewerker zelf. Uiteindelijk draait de succesvolle invoering om hem en haar. Telewerken geeft een zekere vrijheid aan de medewerker, die daar ongetwijfeld gevoelig voor is. Het geeft blijk van een bepaalde volwassenheid als de chef / manager kan zeggen “werk dat niet op de zaak uit, maar thuis of bij de klant”.

3.0 Medewerkersperspectief

De vraag voor wie telewerken interessant is, valt uiteen in de volgende deelvragen:

1. Welke functies en rollen binnen het bedrijf zijn door telewerken leuker, doelmatiger en zelfs doeltreffender te organiseren?
2. Welke doelgroepen zijn door telewerken weer beschikbaar voor de arbeidsmarkt?