3.5 Het V6-procesmodel

Doordat uw medewerkers gegevens langs elektronische weg uit kunnen wisselen tussen de telewerkplek en het kantoor, kunt u met Het Nieuwe Werken werkprocessen op afstand en onafhankelijk van tijd uit laten voeren. Het betreft vooral gegevensverwerkende processen. Onder gegevensverwerkende processen verstaan wij de volgende deelprocessen: Vervaardigen, Verzamelen, Valideren, Verwerken, Vastleggen, Verstrekken van gegevens of data, oftewel de V6-processen. Deze processen maken zowel deel uit van de primaire als van de ondersteunende bedrijfsprocessen.

Een voorbeeld van een primair proces is het produceren en uitgeven van een boek over telewerken. De auteurs hebben geput uit eigen kennis en ervaring over telewerken. Daarnaast hebben zij uit andere bronnen geput voor het verzamelen van relevante gegevens over bijvoorbeeld telewerken, ICT, arbeidsomstandigheden, sociale zekerheid en arbeidsvoorwaarden. Vervolgens hebben ze deze gegevens beoordeeld en verwerkt tot nieuwe informatie in documenten, die wordt vastgelegd in documenten en in een gegevensverzameling of database. Dit alles moet ertoe leiden de nieuw gemaakte informatie beschikbaar en toegankelijk te maken voor gebruikers. Dit beschikbaar stellen kan op velerlei manieren en vormen. In ons voorbeeld is gekozen voor een mix van boekvorm, tijdschrift, cd-rom en internet.

De verschillende processen uit het V6-model staan voor de volgende activiteiten:

1. Vervaardigen is het genereren van gegevens in bijvoorbeeld documenten, rapporten, memo’s, e-mail. Het brein van de mens vormt de bron of input van dit proces.
2. Verzamelen betreft gegevens uit andere bronnen dan het brein met het doel nieuwe informatie te genereren voor dit werkproces.
3. Valideren van informatie heeft tot doel te beoordelen of de bestaande gegevens het gewenste doel ondersteunen.
4. Vervolgens worden de gegevens verwerkt. Dit kan zijn vertalen, bewerken en/of verwerken van gegevens voor het bedrijfsproces. Bijvoorbeeld het vertalen van een Engelstalig jaarverslag naar het Nederlands.
5. Met vastleggen wordt bedoeld dat gegevens in een database of bestand centraal of decentraal worden opgeslagen.
6. Tot slot worden gegevens, met elkaar gecombineerd tot informatie, in een bepaalde vorm aan derden verstrekt of gepresenteerd. Dit verstrekken geschiedt vaak meer dan één keer. Denk daarbij aan de alom bekende websites, het uitgeven van handboeken, rapporten, brochures, kranten, memo’s. Het verstrekken van informatie vormt de distributieschakel in de marketingmix van een informatieproduct.
7. De gegevens en documenten worden elektronisch in een database opgeslagen en de harde kopij wordt nog in een dossier bewaard.

Het V6-Procesmodel in kaart gebracht

Met behulp van het V6 model kunt u werkzaamheden binnen de bij uw organisatie geldende functies ontleden in deelprocessen. De V6 deelprocessen hebben als kenmerk, dat deze onafhankelijk van tijd en plaats, dus via telewerken, kunnen worden verricht.

Daardoor ontstaat een duidelijk beeld van de werkzaamheden die wel of niet specifiek gebonden zijn aan werkplek of werktijden en daarmee sneller geschikt zijn voor Het Nieuwe Werken. De volgende matrix kan daarbij hulp bieden.

	Gegevens
Functie / taak	Vervaardigen / verzamelen	Valideren	Verwerken	Vastleggen	Verstrekken	Overleggen
Maken van een nota	x	x	x	x	x
Accorderen nota		x			x	x

Het maken van een nota bijvoorbeeld bestaat uit het bedenken van tekst, verzamelen van relevante informatie, het wel of niet opnemen daarvan in een nota, het daadwerkelijk intoetsen van de tekst, het vastleggen in een bestand, allemaal tot doel het produceren van een nota. Overleg met collega’s en management over de nota is vaak kantoorgebonden maar leent zich dankzij de verbeterde online communicatie ook voor telewerken (online group chat & conference). Veel meer klassiek kantoorgebonden werkprocessen kunnen met telewerken worden verricht.

Op deze manier wordt het mogelijk inzicht te krijgen in hoeverre taken en/of functies onafhankelijk van afstand of tijd kunnen worden uitgevoerd, en dus voor telewerk in aanmerking komen..

Het zal dus voorkomen dat werkzaamheden binnen een functie voor een deel plaats- en/of tijdgebonden zijn en voor een deel niet. Vanuit dat oogpunt zal daarom ook aandacht besteed moeten worden aan de wijze waarop werkprocessen gepland gaan worden, (thuis of op kantoor), hoe de communicatieprocedures gaan lopen en welke resultaten van de telewerker verwacht worden. Het kan zelfs leiden tot het herschikken van taken, al zal dit als gevolg van alleen het invoeren van telewerken niet snel het geval zijn. Bij invoering van telewerken worden wel eisen gesteld aan stijl van management en de kennis, vaardigheden en de mate van teamwork van de telewerkers.