3.2 Managementstijl

Veel managers en directies blijken moeite te hebben met het loslaten van de werknemer, terwijl ze op hetzelfde moment wagonladingen handarbeiders en technische medewerkers naar de bouwplaats of opdrachtgever laten gaan. Het tegenargument is dan dat in die situatie een voorman of opzichter meegaat of beschikbaar is. Ergens in de keten wordt het toch management op afstand, maar dat muntje wil nog niet vallen.
De fysieke aanwezigheid van de manager alleen al kan voldoende zijn voor een positief effect op de werkzaamheid van de medewerkers (Management By Walking Around). Tevens vergroot de fysieke aanwezigheid het gevoel van controle dat de manager heeft over de hem toebedeelde processen. Soms lijkt het er op dat hoofdwerkers minder betrouwbaar zouden zijn dan handwerkers.

Het verschil tussen besturen van telewerk-processen en het besturen van reguliere arbeidsprocessen is het verschil in managementstijl. Telewerkprocessen worden vaak gestuurd op geproduceerde resultaten. Op het werkproces zelf kan eigenlijk niet meer door de manager worden gestuurd. De telewerker krijgt daardoor zelf een steeds grotere verantwoordelijkheid. Deze verandering heeft tot gevolg dat voor het behoud van de kwaliteit van het werk aandacht nodig is voor stijl van management, de mate van zelfsturing van telewerkers en motivatie van de telewerkers. Het betekent ook dat sociale binding tussen telemedewerker, manager en organisatie hoge prioriteit heeft.

Klassiek verticaal management is bij telewerkers niet vol te houden. Het operationeel management, dat de dagelijkse processen van de organisatie aanstuurt, moet bekend zijn met de (on)mogelijkheden die bij telewerken horen. Aandacht moet er zijn voor het feit dat telewerkers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, misschien niet continu bereikbaar of beschikbaar zijn omdat zij besloten hebben om op andere tijden hun werkzaamheden te verrichten. De manager zal er rekening mee moeten houden dat niet alle nieuwtjes direct bij de telewerkers bekend zijn, bijvoorbeeld omdat memo’s nog per post worden nagezonden. In plaats van sturen op aanbod “hier is je werk voor vandaag” wordt het sturen op vraag “wanneer kan je hoeveel af hebben?”.

Tevens zal de operationeel manager moeten letten op de effectiviteit van de nieuwe communicatie middelen en methoden, zoals mobiele bereikbaarheid en e-mail. Worden telewerkers niet vergeten bij een uitnodiging? Is wat verteld is op de lunchbijeenkomst ook digitaal beschikbaar? Krijgen zij ook op zijn tijd een schouderklopje, zowel fysiek als digitaal? Hoe voorkom je dat zij als buitenstaanders worden gezien door de overige medewerkers, iets wat parttimers nogal eens overkomt?

De personeelschef of people manager heeft soortgelijke aandachtspunten. Het is bij telewerkers nauwelijks mogelijk om te zien dat mensen zich niet goed of op hun gemak voelen. Je zult deze medewerkers toch periodiek persoonlijk moeten spreken. Doe je dat op kantoor of ga je er ook langs, al was het maar om te zien hoe hun werkomgeving zich verhoudt tot wat je in gedachten had? Hoe creëer je binding met de organisatie en de andere medewerker?

Waar let je op vanuit managementperspectief?

1. Is het management in staat zich los te maken van continue ‘bewaking’ van medewerker en voortgang van werk? Zorg zonodig voor bijscholing.
2. Bespreek met de betrokken operationele managers op welke elementen je als organisatie wilt gaan sturen: wat zijn de meetpunten, welke gradaties hou je aan en wanneer grijp je (en hoe) in als het mis dreigt te gaan?
3. Hoe communiceer je deze besluiten naar de medewerkers? Betrek ze zoveel mogelijk in de besluitvoorbereidingsfase.
4. Maak voor het personeelsmanagement richtlijnen op welke aspecten er (extra) gelet moet worden bij telewerkers. En op welke niet.
5. Zorg voor helderheid en communiceer ook deze richtlijnen. Zorg dat de praktijk duidelijk aansluit bij de verwachtingen.
6. Verzeker u ervan dat dadelijk ook de reguliere (interne) communicatie voldoende naar de telewerker wordt gebracht. Dat geldt dus voor papieren informatie, digitale en mondelinge!