5.2 Bedrijfsmatige invoering

Fase 2 en 3: Selecteren afdelingen en trainen personeel

Zelfstandig kunnen werken is belangrijk bij telewerken. Dat hangt niet alleen af van het werk, maar ook van het bedrijf. Als de chef erg dirigistisch is, wordt telewerken niets. Telewerken vergt een professionele houding, erop vertrouwen dat mensen het werk doen. Chefs coachen daarbij; het bedrijf faciliteert.

Daarnaast is communicatie essentieel. Vanuit een zelfstandige taakopvatting werken mensen wel vaak samen in projecten bijvoorbeeld. Elkaar kunnen bereiken en overleg kunnen organiseren, stelt aan telewerken meer eisen.

Daarnaast moet de organisatie aandacht hebben voor de risico's van telewerken en moeten er voorwaarden worden geschapen om deze tegen te gaan. Dat kan beter als manager en medewerker regelmatig tijd inplannen om het werk te evalueren en elkaar op de hoogte houden. Teamwork, zelfstandig kunnen werken en een goede IT infrastructuur zijn bepalend voor succesvol telewerken.

Informeel contact is vaak de smeerolie voor de organisatie. Het geeft nieuwe medewerkers ook de kans om te leren van ervaren medewerkers. Maar wanneer ervaren medewerkers veel thuis werken is het mogelijk dat deze ‘leercontacten' verminderen. Aandacht voor leermogelijkheden verdient dan ook aandacht, bij voorkeur in groepsverband met collega’s.

Door regelmatige afwezigheid van de telewerker is er minder zicht op de ontwikkelingen en groei van de medewerker. Zowel voor de telewerker als de organisatie is het belangrijk om hier aandacht aan te besteden. Ook bijvoorbeeld sociale vaardigheden en collegialiteit zijn aandachtspunten hierin. In het personeelsbeleid moet aandacht zijn voor de persoonlijke loopbaanplanning van alle medewerkers. U moet situaties creëren waarin telewerkers elkaar en de “kantoorklerken” kunnen ontmoeten in een sociaal ontspannen omgeving.

De leidinggevende vervult een coachende en begeleidende rol en creëert een sfeer waarin medewerkers hun problemen naar voren brengen. Daarnaast heeft de leidinggevende speciale aandacht voor het risico van grensvervaging tussen werk en privé. Managers moeten dus ook voorbereid en getraind worden om telewerk(ers) te kunnen faciliteren.

Fase 4: Voorbereiden telewerkers en management

In deze fase dient invulling gegeven te worden aan de noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvol telewerkproject, zoals een telewerkovereenkomst, de invulling van de telewerkplek, een huishoudelijk reglement, administratieve procedures voor het reilen en zeilen van een telewerkorganisatie: ziekteverzuimregistratie, communicatieprocedures (doorsturen e-mail).

De organisatie stelt geld en tijd beschikbaar voor het implementeren van de telewerkorganisatie. Telewerken is niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Dit vergt voorbereiding: de voorwaarden moeten duidelijk worden vastgesteld, medewerkers en ook leidinggevenden moeten worden begeleid bij de veranderende situatie. Er moet ook ruimte zijn om op basis van opgedane ervaring de telewerkregeling bij te stellen.

Beoordelen op aanwezigheid is onmogelijk bij telewerken. Elektronisch controleren op kwantiteit en kwaliteit is zonder medeweten van de medewerker bij wet verboden. Het staat ook haaks op de benodigde zelfstandigheid van de medewerker. Er moet een functioneringssysteem zijn dat het mogelijk maakt het werk van de medewerkers te beoordelen. En dit gaat verder dan de output alleen.

Op de afdeling moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over ondersteuning van de telewerkers. Hierbij valt te denken aan het doorschakelen van de telefoon, versturen en ontvangen van post. Speciale aandacht voor de ‘achterblijvers' op kantoor is noodzakelijk. Het voordeel van telewerken is dat medewerkers ongestoord kunnen werken. Maar voor de medewerkers op kantoor geldt vaak juist het omgekeerde: meer telefoontjes, meer vragen van collega's en chef, enzovoorts. Hiervoor zijn goede afspraken over de bereikbaarheid van alle collega's nodig. Alle mededelingen die voor medewerkers zijn bestemd, worden gelijktijdig ook verstrekt aan telewerkers (bijvoorbeeld via een intranet, de e-mail of post).

Fase 5: Starten telewerkpilot

Voor het invoeren van telewerken wordt een projectmatige aanpak voorgesteld. Het is zelfs aan te raden om het project te starten met een kleine pilot, waarin een groep medewerkers participeert, waarvoor telewerken duidelijke voordelen biedt. Tevens een manager, die ook overtuigd is van de voordelen. Een pilot maakt het mogelijk om in de praktijk ervaring op te doen, tussentijds bij te sturen en de reacties van collega's of andere afdelingen te polsen. Ook zal blijken of telewerken binnen de cultuur van het bedrijf past. Met een pilot worden de risico’s voor het bedrijf afgebakend en de beheersbaarheid vergroot. Een belangrijk element in de opzet van de pilot is dat op geregelde tijden meetbare mijlpalen worden ingebouwd. Met het wel of niet bereiken van deze mijlpalen moet blijken in hoeverre voortgang is geboekt en hoe succesvol telewerken is.

Fase 6: Inrichten beheerorganisatie

Het telewerkproject is officieel is ingevoerd, als telewerken onderdeel van de organisatie is geworden. Dat betekent dat telewerken ook beheerd moet gaan worden en permanent aanwezig blijft. Vanuit beheermatig oogpunt betekent dit dat niet alleen x^e technische infrastructuur onderhouden wordt, maar dat ook de administratieve organisatie beheerd moet worden. Om enig inzicht te geven wat dit beheer inhoudt volgt hier een korte opsomming: beheren van:

• Telewerkovereenkomsten;
• Huishoudelijk reglement;
• Arbeidsvoorwaarden;
• Communicatieprocedures;
• Formeel en informeel overlegprocedures;
• Inrichting telewerkplekken.

Tot slot nog enkele suggesties.

• Begin met een pilot;
• Laat medewerkers niet te veel dagen telewerken;
• Maak duidelijke afspraken met de telewerker en leg deze vast;
• Zorg voor een heldere procedure voor invoering;
• Zorg voor goed functionerende en voldoende voorzieningen op de thuiswerkplek;
• Uit het oog maar niet uit het hart van de organisatie: organiseer informele en formele bijeenkomsten tussen telewerkers, medewerkers en management op geregelde tijden;
• Leg beschrijvingen vast over werkplekken, opleidingsprogramma, telewerkovereenkomsten en beheerorganisatie.