5.3 Technische invoering

Stel dat u overgaat tot de, al dan niet geleidelijke, invoering van telewerk in uw organisatie. In het vorige deel hebben we uiteengezet wat er dan van u op organisatorisch vlak verwacht wordt. Telewerken is, gezien de gebruikte definitie, onmogelijk zonder technische middelen. U, uw organisatie, zal deze middelen ter beschikking moeten stellen aan of voorschrijven voor wie op afstand wil werken. Voor een deel zullen deze middelen al aanwezig zijn en voor een deel zullen ze moeten worden ingevoerd of aangepast.

De eerste analyses, nadat u bepaald heeft wat u strategisch met telewerken denkt te bereiken, moeten gaan over het soort werk dat u op deze wijze aan wilt gaan bieden. Het soort werk bepaalt in hoge mate de technische realisatie – en niet andersom!

Eerst denken in wat en dan pas in hoe.

Natuurlijk moeten medewerkers die telewerken bereikbaar zijn. Feitelijk mag telewerken geen belemmering zijn voor hun integratie in het arbeidsproces, met uitzondering van hun fysieke afwezigheid. Naast organisatorische aspecten, zoals het dagelijks doorzenden van binnengekomen post, moet een medewerker over een telefoon (smart-phone) kunnen beschikken. Afhankelijk van de omstandigheden kan zich dat uiten in een vergoeding voor een deel van de belkosten en van het abonnement, in de verstrekking van of vergoeding voor een ADSL-lijn of in het ter beschikking stellen van een mobiele internettelefoon. In het laatste geval zijn er mooie oplossingen om medewerkers onderdeel te laten zijn van de centrale van het kantoor: ze krijgen gewone interne doorkiesnummers die vanzelf de mobiele telefoon opsporen. Nieuwe "sociale" diensten, zoals groeps-berichten en prikborden, maken dergelijke oplossingen steeds aantrekkelijker.

In vorige hoofdstukken is uitdrukkelijk gekeken naar de soorten functies en activiteiten, die makkelijk geschikt te maken zijn voor telewerken. Op grond van dit soort overwegingen moet u nu beslissen welke toepassingen de medewerker tot zijn of haar beschikking krijgt. Zullen dat stand-alone toepassingen zijn, zoals tekstverwerker en rekenbladen, of moet de medewerker toegang krijgen tot applicaties die uitsluitend op de centrale systemen werken? In het eerste geval is hooguit periodieke toegang tot het centrale netwerk nodig, maar in het tweede vrijwel continu. Waar worden de bestanden bewaard: lokaal met periodiek een ophalen en verzenden naar het centrale systeem (= batch) of direct (= on-line) bewerken in het systeem, zoals bij databases gebruikelijk is? Of gaat u een cloud-dienst aanbieden waarbij u voorbij gaat aan uw eigen interne netwerk?

De computer van de medewerker zal op een of andere manier verbinding moeten kunnen maken met het centrale systeem om zo onderdeel te vormen van het bedrijfsnetwerk. Dat hoeft lang niet altijd te betekenen dat er een vaste verbinding tot stand gebracht moet worden. Er zijn andere oplossingen, die soms veel efficiënter zijn.

1. Vaste lijnverbinding: een huurlijn
   Een dergelijke verbinding, waarbij er een continu contact is tussen de werkplek en het centrale systeem, is alleen nodig indien de connectie niet op een andere wijze geregeld kan worden. Het belangrijkste argument is de overdracht van zeer grote hoeveelheden gegevens die bovendien tijdkritisch zijn. Een derde punt kan de gevoeligheid zijn van de informatie: inbreken in een huurlijn is heel moeilijk. Wij voorzien dergelijke oplossingen alleen als bijvoorbeeld de netwerkbeheerder van huis uit werkt.
2. Private netwerkverbinding direct
   Bij een private netwerkverbinding zoals VPN wordt door de computer van de werknemer (desktop, laptop) via internet direct verbinding gezocht met het centrale systeem. Het biedt vergelijkbare voordelen als een vaste lijn, al is de snelheid significant lager. Een voordeel van dergelijke oplossingen is dat er een werkelijke verbinding met het kantoornetwerk opgezet kan worden, waardoor veel netwerktoepassingen thuis bereikbaar zijn.
3. Inlogverbinding via internet
   De meeste mensen hebben internet via de kabel of ADSL waarbij het systeem van de werknemer altijd on-line is of kan zijn. Dat betekent een abonnement op een internetserviceprovider. Het voordeel is dat met een dergelijke ISP afspraken gemaakt kunnen worden over snelheid en bereikbaarheid. De verbindingskosten met de ISP moeten dan wel gecompenseerd worden, voor zover deze kosten gemaakt worden in het kader van het werk.
4. Mobiele hand-terminal
   Er zijn handzame systemen op de markt die via mobiele telecommunicatie contact kunnen maken met het centrale systeem. Meestal zijn deze systemen beperkt in hun gebruik maar daar staan de lage kosten, de draagbaarheid en het eenvoudige beheer tegenover. Deze draagbare terminals kunnen vaak geheel worden aangepast aan de bedrijfseisen, ook op onderdelen als schok- en waterbestendigheid. Vaak zeer goed beveiligd. Daarmee zijn deze apparaten geschikt voor bijvoorbeeld servicemonteurs. Deze handhelds moeten niet verward worden met smart-phones.
5. Mobiel internet - laptop en netbook
   Met de toegenomen populariteit van mobiel internet is de behoefte gegroeid om een draagbare computer (laptop, netbook) mobiel in te laten loggen via internet. Dat kan via wifi thuis of onderweg of via een "derde generatie" (3G) mobiele verbinding. Voor dat laatste is een apart mobiel abonnement nodig dat berekend is op grote hoeveelheden dataverkeer als er niet van wifi gebruik kan worden gemaakt. Dat zou de werkgever dan, ten minste ten dele, dienen te vergoeden.
6. Mobiel internet - smart-phone en tablet
   De mobiele telefoon is inmiddels achterhaald door de smart-phone en tablet. Veel medewerkers zullen een dergelijke telefoon hebben en die dus ook graag voor hun werk inzetten. Dat laatste fenomeen heet Bring Your Own Device (BYOD) en heeft zo zijn eigen problemen qua onderhoud, betrouwbaarheid en, vooral, veiligheid. In zijn algemeenheid vooral geschikt om informatie te lezen maar veel minder voor invoer en verwerking (berekeningen), maar dat kan in veel situaties genoeg zijn.

De ontwikkelingen in deze markt gaan zo snel dat het nauwelijks te begrijpen is dat GSM voor de klassieke mobiele telefoon nu al zijn langste tijd gehad heeft. Kiezen voor een techniek is niet iets wat u voor jaren kunt doen. De gemiddelde levensduur van een GSM telefoon is in Nederland inmiddels een jaar! Het gaat er dus niet om de nieuwste techniek te kiezen of die met de beste overlevingskansen: ze worden allemaal achterhaald en vaak veel sneller dan we beseffen. Kies die techniek die het best aansluit bij de werkwijze en de behoefte van de organisatie.