4.1.1 Belastingvrije vergoedingen en aftrek

Belangrijk uitgangspunt van de belastingvrije vergoedingen en aftrek inrichting van een telewerkruimte thuis is dat de fiscus als hoofdregel hanteert, dat vergoedingen van de werkruimte belast of voor de werknemer niet aftrekbaar zijn. Ook de kosten van meubilering en stoffering zijn niet aftrekbaar. Echter om het telewerken verder te stimuleren is sinds 1 januari 1998 een belastingvrije vergoeding voor de inrichting van de telewerkplek thuis van toepassing.
De vergoeding kan over een periode van 5 jaar maximaal een vooraf, landelijk vastgestelde som bedragen. Aan deze vrijstelling worden de volgende voorwaarden verbonden:

• werknemer en werkgever zijn schriftelijk overeengekomen een contract (dit ter controle) dat werknemer ten minste een volle dag uitsluitend thuis werkt met behulp van telematica (pc met modem- of internetverbinding); dit om te voorkomen dat men een dagdeel thuis werkt en het andere dagdeel naar kantoor gaat zodat per saldo niet minder woon-werkkilometers worden gemaakt;
• de inrichting van de werkruimte voldoet aan de normen van de Arbowetgeving.

In het contract staan de gegevens opgenomen, zoals in voorgaande paragraaf zijn genoemd. De vrijstelling geldt ook als de werkgever de inrichting van de werknemer tot dezelfde vastgestelde waarde in natura vergoedt.

Naast de bovengenoemde faciliteiten bestaat onder bepaalde voorwaarden een mogelijkheid tot het verstrekken van een onbelaste vergoeding door de werkgever of het in aanmerking nemen van een aftrekpost bij de werknemer van de kosten van een werkkamer. Voor de toepassing van de regeling wordt onderscheid gemaakt tussen de situatie dat de werknemer wel respectievelijk geen andere soortgelijke werkruimte ter beschikking heeft. Indien de werknemer geen andere werkruimte ter beschikking heeft, dient het gezamenlijk bedrag van de inkomsten uit arbeid en winst uit onderneming voor tenminste 70% in of vanuit de werkruimte te worden verworven en tevens voor meer dan 30% in de werkruimte te worden verworven. Indien de werknemer wel andere werkruimte ter beschikking heeft, dient het gezamenlijk bedrag van de inkomsten uit arbeid en winst uit onderneming voor tenminste 70% in de werkruimte te worden verworven.

De aftrekpost respectievelijk de maximale onbelaste vergoeding is gelijk aan 20% van de totale huur bij een huurwoning. Bij een eigen woning is het maximum 20% van het volgens de regeling voor ondernemingswoningen vast te stellen huurwaardeforfait in de inkomstenbelasting. Om hiervoor in aanmerking te komen betekent het dat er meer dan 3 dagen vanuit huis moet worden “getelewerkt”. Vanuit oogpunt van uw bedrijfsvoering raden wij deze vorm van telewerken ten zeerste af, omdat ervaring heeft aangetoond dat telewerken voor 2 tot 3 dagen per week het beste resultaat oplevert. De andere dagen zijn nodig voor overleg en het onderhouden van sociale contacten tussen de telewerkers, management en medewerkers van de organisatie.