2.5 Bedrijfstypen en beroepsgroepen

Zijn er werkomgevingen, bedrijfstypen of soorten werk te bedenken die meer of minder voor telewerken in aanmerking komen? Ja natuurlijk en wel in eerste instantie is het soort of type werk van belang.
Eerder al hebben we uiteengezet dat telewerken werk omvat dat niet bij de werkgever zelf plaatsvindt, maar dat wel een sterke interactie met het bedrijf vooronderstelt. Die interactie kan beperkt zijn tot de uitwisseling van informatie of documenten, maar het kunnen ook persoonlijke contacten zijn. Dat betekent dat garnalenpellen en keukens monteren, waarbij de interactie met het thuisfront minimaal is, en freelance auteurs, die geen werkgever erkennen, geen telewerkers zijn in onze definitie.

Beperkt dit het telewerken tot de groep van digitale werkers? Feitelijk wel, hoewel telewerk op zich niet sterk digitaal hoeft te zijn. Chemici en biologen, administratief medewerkers, unit managers, account managers en verkopers, boekhouders en accountants, planners en projectleiders zijn allemaal op zijn minst periodiek bezig met het opstellen, bewerken, corrigeren of lezen van rapporten. Een deel van hen heeft bovendien werk, waarbij informatie op afstand uitgelezen en beoordeeld kan worden. Veel technici in de buitendienst vallen bij tijd en wijle onder deze definitie: opmaken van urenstaten, declaratie van uren, materiaalverbruik bij opdrachten, invoeren van nieuwe en aanpassen van bestaande bestellingen. In het volgende blog gaan we uitgebreid op dit onderwerp in. In dit blog bekijken wij met name de bedrijfstypen.

Het bedrijfsleven laat een aantal doorsneden toe, waarlangs je doelgroepen kunt onderscheiden. Beroepsgroep, branche, omvang en locatie zijn allemaal mogelijk van invloed op het succes van telewerken. Hoe zit het met de verschillende branches?

De zelfstandige telt eigenlijk zelden mee in de discussies rond telewerken: de schoenmaker of huisschilder. Toch geldt hier ook de definitie van telewerken, namelijk zodra het werk zich niet meer op de vaste, eigen werkplek verricht wordt. Een zelfstandige, die werk mee naar huis neemt en daarbij via een telecommunicatiemiddel gebruik maakt van de faciliteiten van het eigen (of andermans) kantoor, hij of zij voldoet aan de definitie telewerken: de adviseur, opleider of coach. Deze groep kenmerkt zich door twee typen problemen: gebrek aan visie en gebrek aan geld. Telewerken wordt zelden strategisch ingezet voor een concurrentievoordeel, terwijl dat toch de moeite loont aangezien anderen dat wel dreigen te gaan doen.

Er zijn zelfstandige beroepen, waarbij het werk zich voornamelijk concentreert op en rond de werkplek. Voorbeelden zijn de meubelmaker, de architect en de huisarts. Telewerken zal zich bij deze groep met name concentreren op de bijkomende werkzaamheden, zoals de administratie. Die kan namelijk vrij eenvoudig thuis verricht worden waarbij men op afstand inlogt op de eigen systemen. Dat vergt echter een behoorlijke investering in technologie en het compliceert de beheersaspecten. Een systeem van een huisarts, dat van buiten te benaderen is, dat vormt een potentieel veiligheidsrisico.

Anders wordt het als ‘het werk’ door derden aangeboden wordt. Daarbij zal dan de technische infrastructuur van die kant in elk geval opgelost zijn. Enkele voorbeelden maken duidelijk wat we hier bedoelen. Huisartsen zijn verplicht zich regelmatig bij te scholen. Daarvoor is nogal wat vakliteratuur nodig. Zowel de literatuur als het lesmateriaal (en dus de lessen) kunnen als telewerk aangeboden worden. Daarmee kan een totale lesomgeving gecreëerd worden, inclusief docentbegeleiding en voortgangscontrole. Zelfs de examinering kan, voor zover dat theoretisch is, als een telewerkoplossing uitgevoerd zijn. Mogelijk is de docent zelf dan ook aan het telewerken en misschien wel een zelfstandige!

Architecten zijn vaak zelfstandig aan het werk en leveren eind- en tussenresultaten aan de opdrachtgever af. Als een architect in een team moet opereren, omdat er veel meer partijen in de ontwikkelfase betrokken zijn, dan is directe interactiviteit van belang en ligt telewerken voor de hand.

Weinig bedrijven in de sector midden- en kleinbedrijf achten zich in staat telewerken een kans te geven. De perceptie is dat de kosten op geen enkele wijze te rechtvaardigen zijn en dat terwijl er aantoonbaar bedrijven zijn, die inmiddels een uitstekende reputatie hebben opgebouwd met telewerken. Juist hier, waar de concurrentie voor personeel zo voelbaar is, kan telewerken een belangrijke indruk maken. Zeker in de dienstverlening zijn in het MKB echte voordelen te behalen.

Bedrijven die uit hoofde van hun werkzaamheden medewerkers toch al bij de opdrachtgever of thuis plaatsen, hebben veel minder moeite met het concept telewerken. Een deel ervan past het zelfs al toe, ook al noemen ze niet altijd bij die naam. Voorbeelden zijn onder meer de administratiekantoren, uitzendbureaus en de adviesbureaus. Denk hierbij aan accountants, software specialisten, consultants en bedrijfsadviseurs. Maar de schoonmaaksector en de installatiebedrijven werken feitelijk altijd bij de opdrachtgever, al is dat in onze definitie niet direct telewerk. Call centers en telemarketeers kunnen telewerken of doen dat al. Denk hierbij ook aan de 06-sexlijnen (nu 0900), die vanuit huis beantwoord worden door vrouwelijke medewerkers: telewerken avant la lettre.

Het grootste struikelblok is de complexiteit van de benodigde technische infrastructuur en de daarmee gepaard gaande kosten. Internet, smartphones en tablets (plus een winkel vol specifieke mobiele devices) bieden wel de basis, maar dan nog moet er vrij veel gebeuren. Door de application service provider of ASP, die van het bieden van infrastructurele oplossingen zijn werk maakt, zijn de oplossingen snel binnen handbereik gekomen. SaaS is zo'n voorbeeld: software-as-a-service, waarbij de benodigde toepassing vanaf internet gestart wordt in plaats van een installatie op de eigen computer. En de 'cloud' is zo'n begrip waarbij zowel de toepassing als je gegevens verdwijnen in de wolk van internetservers. Of dit nu de (beste) oplossing is, daar komen we later nog op terug.

Het grootbedrijf heeft allerlei soorten medewerkers in dienst en voor een deel van hen zal telewerken technisch gezien zeker een optie zijn. De belemmeringen die het grootbedrijf ziet zijn, in tegenstelling tot het MKB, vooral ingegeven door inflexibiliteit van de organisatie en het management. Dergelijke organisaties zijn veel verder geformaliseerd dan kleine bedrijven. Het belangrijkste syndroom is het idee dat je als manager hierdoor geen enkele grip meer hebt op de effectiviteit en de inzet van je medewerker. Managen gebeurt in dergelijke omgevingen vaak via sturing op parameters en de gebruikte meetpunten blijken in een telewerksituatie te verdwijnen. Het is niet vreemd dat in dergelijke situaties het initiatief vanaf de werkvloer komt en door bijvoorbeeld een ondernemingsraad wordt uitgedragen. Management en ondernemingsraad of andere vertegenwoordigers moeten dan samen zoeken naar nieuwe stuurmiddelen.

Daarnaast draagt de sterke ICT component bij aan een nachtmerrie voor de ICT- en de helpdeskmanager. In uitzonderlijke situaties kan dat er toe leiden dat de betrokken afdeling bedankt voor de eer en geen verantwoordelijkheid wenst te dragen. Op het niveau van service-overeenkomsten (de Service Level Agreements) moet u zeer heldere afspraken maken tot hoe ver de begeleiding van de afdeling moet gaan. U moet na gaan denken of een helpdesk een medewerker moet helpen als hij of zij een systeem thuis niet aan de praat krijgt. Moet dat zo ver gaan dat de helpdesk iemand langs stuurt als het telefonisch niet lukt? Sommige problemen kun je niet anders dan ter plekke oplossen, omdat juist de samenstelling daar, vaak in combinatie met de handelingen van de gebruiker, tot afwijkend gedrag van het systeem leidt. En wat gebeurt er als blijkt dat de medewerker zelf de storing veroorzaakt, zeker als dat gebeurt door privé-gebruik (spelletjes, virus)?

Juist in het grootbedrijf moeten er dus zuivere afspraken gemaakt worden. Die mogen er niet toe leiden dat de beoogde effectiviteit van het telewerken teniet gedaan wordt.

Zijn er voordelen of beperkingen qua sector of bedrijfstak? Eigenlijk niet, want het soort werk bepaalt de mogelijke voordelen van telewerk en daarbij maakt het nauwelijks uit of het de overheid betreft of een industrie. De voor- en nadelen zijn voor medewerkers over alle sectoren vrijwel gelijk, terwijl die voor de werkgever juist per bedrijfstak verschillen.

Suggesties met betrekking tot de bedrijfstak:

1. Zoek in uw bedrijfstak succesvolle of gefaalde voorbeelden. Analyseer de plussen en minnen en ga, waar mogelijk, eens langs en praat met de organisatoren.
2. Bent u in uw sector, als u nu begint met de invoering van telewerken, een early adaptor of behoort u liever tot de grote groep volgers? Wilt u zich laten leiden door de ontwikkelingen of wilt u leidend zijn?
3. Zijn er ontwikkelingen in horizontaal (branchevereniging) of verticaal (bedrijfskolom) verband, die u kunnen helpen? Misschien zijn er al werkgroepen die voorwerk verricht hebben.
4. Ook extern bedrijfsadvies, externe administratie of accountancy en bedrijfsopleidingen kunt u als telewerk (laten) inrichten. Neem dat mee als u ontwerpen laat maken voor de benodigde technische infrastructuur en bij uw beleidsbeslissingen of de voorbereidingen daartoe.
5. Mocht u zelf tot de doelgroep “extern bedrijfsadvies, externe administratie of accountancy en bedrijfsopleidingen” of een dergelijke dienstverlener behoren, informeer bij uw opdrachtgever eens naar de mogelijkheden, ook als u zelfstandig ondernemer bent.
6. Zorg dat er een uitstekend en groeibestendig ontwerp ligt voor de technische infrastructuur. De architectuur later moeten veranderen is zeer kostbaar.
7. Kunt u het (nog) niet in huis doen, vraag dan externe aanbieders eens naar de mogelijkheden. Let wel dat serviceverlening belangrijker is dan technische hoogstandjes. Steeds meer van deze hosting diensten worden aangeboden.
8. Stel de door u gewenste dienstverleningsafspraak (Service Level Agreement) samen met de betrokkenen op, dus met vertegenwoordigers van zowel de ICT-kant als de uiteindelijke gebruiker.