Telewerken komt er, in elk geval, op
neer dat medewerkers niet op een eigen kantoorplek werken. Ze werken,
in plaats daarvan, op een kantoorplek bij de opdrachtgever of thuis
of onderweg. Toch zullen de werknemers zo nu en dan op kantoor komen.
Maakt het dan eigenlijk nog wel uit? Daar kunnen we een rekensommetje
op loslaten. Voordat we dat doen, wijzen we er op dat dit een
vereenvoudigd model is, waarin bepaalde factoren bewust niet zijn
opgenomen. Het is alleen de bedoeling duidelijk te maken op welke
wijze u besparingen en uitgaven kunt berekenen, een methode die u
helpt om uw beslissing of voorstel met argumenten te ondersteunen.
U heeft 100 medewerkers die gemiddeld
drie dagen per week (60% van hun tijd) kunnen telewerken. Als u nu
zorgt voor een spreiding van die andere twee dagen, dan kunt u
volstaan met slechts 40 werkplekken in tegenstelling tot de 100 die u
op grond van uw personeelsbestand nodig zou hebben. Om de inhoud van
dit artikel niet direct te laten verouderen geven wij hierbij geen
financiële cijfers, maar u kunt die voor uw eigen werkomgeving
ongetwijfeld vrij snel berekenen. Natuurlijk is de werkelijkheid niet
zo zwart-wit, maar het geeft wel een aardige indicatie hoeveel kosten
u zich kunt besparen. In werkelijkheid is er een bepaalde overlap,
zodat u meer feitelijke werkplekken nodig heeft.
Staan daar geen alternatieve kosten
tegenover? Tot op zekere hoogte wel, maar voor die kosten bestaan ook
belastingtechnisch andere spelregels. Als de medewerker bij de
opdrachtgever werkt moet u de werknemer voorzien van alle technische
hulpmiddelen, die nodig zijn voor de uitoefening van zijn of haar
taak. Voor de hand ligt de beschikking over een computer en een
toegang tot het internet, bijvoorbeeld door een mobiel internetabonnement.
Daardoor wordt de werknemer onafhankelijk van de mogelijkheden die de
opdrachtgever biedt.
Natuurlijk doet u er goed aan uw
opdrachtverstrekker contractueel te verplichten een werkplek te
bieden, welke aan de Arbo-normen voldoet en die internettoegang biedt. Uw medewerker moet dan wel
goed geïnstrueerd zijn over wat er van hem of haar verwacht wordt in
termen van te bezoeken websites, virusbescherming en andere
beveiligingsaspecten. Dat geldt zeker als de werknemer op hetzelfde
moment toegang heeft tot het interne netwerk van de klant. Een bekend
veiligheidsrisico is onbeveiligde internettoegang gecombineerd met
toegang tot het interne netwerk: internetmodem en netwerkkaart! Laat dat
uitzoeken en maak daar, met werknemer en met opdrachtgever, afspraken
over. In het hoofdstuk over Technisch Beheer komen we daar nog
uitgebreid op terug.
Werkt de werknemer thuis, dan kunt u
een pakket aan mogelijkheden samenstellen. Voor een thuiswerkplek
geldt in principe dat alle kosten, welke normaal voor rekening van de
werkgever zouden komen, ook nu onbelast vergoed kunnen worden.
Daarbij moet u wel rekening houden met onder meer de Arbo-normen! Let
er op dat een computer en printer voor een vaste werkplek een derde
kosten van de mobiele, draagbare varianten. Bovendien geven
dergelijke machines gewoonlijk niet zo vaak aanleiding tot repetitive
strain injury (RSI of muisarm). Ook hierover zijn in de verschillende
hoofdstukken nadere gegevens te vinden.
Een dergelijk thuispakket kan variëren
van internettoegang met gebruikmaking van de eigen faciliteiten van de werknemer
(onkostenvergoeding) tot de totale inrichting van de werkplek,
inclusief alle telecommunicatiehulpmiddelen die daarbij horen.
Pakketten kunnen bestaan uit een bijdrage in de kosten of een
declaratie tot de fysieke inrichting en aanleg. Het is verstandig in
alle gevallen met de belastingdienst te overleggen.
De vraag, die je zou moeten
beantwoorden, is of de nieuwe kosten niet gelijk of hoger zijn dan de
oorspronkelijke, namelijk bij een vaste kantoorwerkplek.
Waarschijnlijk maakt het inderdaad niet veel uit, met uitzondering
van de onroerend zaak-kosten. Die komen namelijk bij een
thuiswerkplek altijd voor rekening van de werknemer en in het geval
van plaatsing bij de klant, voor diens rekening. De mogelijke
besparing zal dus per organisatie uitgezocht moeten worden, rekening
houdend met belastingvoordelen voor het bedrijf of voor de werknemer
en met eventuele subsidies. Naarmate een bedrijf kleiner is zijn de
te behalen financiële voordelen voor werkplekbesparingen
twijfelachtiger.
Daar staat tegenover dat veel van deze
thuiskosten toch gemaakt worden, terwijl er tevens een kantoorplek
vrijgehouden wordt. Bij goed beleid kan men zich die laatste kosten
dus voor een deel besparen.
Kortom de financiële kaders:
- Wat zijn de mogelijkheden om door telewerken in te voeren de vaste kantoorlasten te laten dalen? Vergelijk vaste en variabele lasten bij volledige bezetting tegenover spreiding van bezetting.
- Welke (nieuwe) kosten brengt dat met zich mee in termen van werkplekinrichting mobiel of thuis? Welke zijn periodiek, welke eenmalig? Wat zijn de afschrijftermijnen?
- Welke kosten voor telecommunicatie nemen toe: in plaats van via de internettoegang van het bedrijfsnetwerk wordt er nu via de internetverbinding van de werknemer of zelfs mobiel gewerkt.Er zijn drie toegangsvarianten: de eerste is toegang via het bedrade (bedrijfs)netwerk, de tweede is draadloos via (lokaal) WiFi en de derde is highspeed mobiel datanetwerk (3G en afgeleiden).
- Mobiel zijn er drie hardware varianten: de klassieke laptop die een desktop computer vrijwel overbodig maakt, de tablet die vooral geschikt is om informatie te lezen (maar steeds meer over invoer opties beschikt) en de mobiele smartphone, klein maar niet geschikt voor grote documenten.
- Welke kosten moet je als werkgever altijd maken en over welke zijn afspraken met de werknemer te maken? Is de werknemer bereid mee te investeren, als bijvoorbeeld de apparatuur ook voor privé-doeleinden inzetbaar is?
- Welke kosten kan een opdrachtgever dragen als werkzaamheden daar worden uitgevoerd?
- Welke financiële speelruimte biedt de belastingdienst; welke subsidies zijn er?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten