9 TeleWerkWijzer - Het Wat en Hoe van Telewerken sinds 2020

Deze versie 15 van het boek TeleWerkWijzer is een bijdrage in de strijd tegen het #SARS-CoV-2 virus dat de ziekte #Covid19 veroorzaakt. Wij geven daarom dit boek gratis uit onder een #CreativeCommons licentie. De auteursrechten berusten uiteraard bij ons, Jeroen en Jan Willem, maar je mag dit werk #kosteloos #kopiëren en #delen met anderen (CC BY-NC-ND licentie). Het boek is hier als PDF te downloaden en bij ons ook verkrijgbaar als #Epub bestand.

5.3 Technische invoering

Stel dat u overgaat tot de, al dan niet geleidelijke, invoering van telewerk in uw organisatie. In het vorige deel hebben we uiteengezet wat er dan van u op organisatorisch vlak verwacht wordt. Telewerken is, gezien de gebruikte definitie, onmogelijk zonder technische middelen. U, uw organisatie, zal deze middelen ter beschikking moeten stellen aan of voorschrijven voor wie op afstand wil werken. Voor een deel zullen deze middelen al aanwezig zijn en voor een deel zullen ze moeten worden ingevoerd of aangepast.

5.2 Bedrijfsmatige invoering

Fase 2 en 3: Selecteren afdelingen en trainen personeel

Zelfstandig kunnen werken is belangrijk bij telewerken. Dat hangt niet alleen af van het werk, maar ook van het bedrijf. Als de chef erg dirigistisch is, wordt telewerken niets. Telewerken vergt een professionele houding, erop vertrouwen dat mensen het werk doen. Chefs coachen daarbij; het bedrijf faciliteert.

5.1 Invoeren en beheren - Inleiding

Indien u van plan bent telewerken te gaan invoeren in uw organisatie, kan dit op verschillende manieren gerealiseerd worden. Bijvoorbeeld langs een informele weg, waarbij geen formele afspraken worden gemaakt tussen telewerker en directie (gedoogbeleid). Het kan ook zijn dat verschillende afdelingen of divisies de mogelijkheid krijgen te gaan telewerken. In dat geval worden afspraken in de vorm van telewerkovereenkomsten gemaakt, die door de ondernemingsraad en fiscus geaccepteerd worden. In het geval er sprake is van grootschalige invoering, wordt de gehele organisatie ingericht op telewerken.

4.2.3 Werkoverleg

Hoewel men het niet zou verwachten, bepaalt de Arbo-wet ook dat de werkgever regelmatig werkoverleg dient te organiseren.

3.5.1 Algemene kenmerken medewerker

Telewerk en het mede daarop gebaseerde Nieuwe Werken bestaan dankzij informatie-technologie. Telewerkers moeten daarom in de beginfase affiniteit en ervaring hebben of krijgen met het gebruik van computers en telecommunicatie.

3.4.3 Methodiek Passend Telewerken

De positieve bijdrage, die telewerken kan leveren bij preventie en/of terugdringing van ziekteverzuim en bij re-integratie van arbeidsgehandicapte mensen is de laatste jaren sterk toegenomen. Echter, met het vinden de medewerker, het aanschaffen van apparatuur en het inrichten van een goede telewerkplek bent u er nog niet. Juist voor arbeidsgehandicapten is maatwerk in arbeidsomstandigheden en werkorganisatie nodig.

3.3 Telewerk-functies

Als u als manager wilt nagaan welke functies zich lenen voor telewerken, zult u ongetwijfeld functie-overzichten vinden bij uw branche-organisaties, in de literatuur of in telewerkrapporten. Deze informatie gaat naar onze mening vaak uit van reeds bestaande organisatiestructuren, die veelal gebaseerd zijn op vaste kantoorwerktijden en een vast omschreven werkplek. Vervolgens wordt op deze elementen ingespeeld door telewerken te introduceren.

3.2 Managementstijl

Veel managers en directies blijken moeite te hebben met het loslaten van de werknemer, terwijl ze op hetzelfde moment wagonladingen handarbeiders en technische medewerkers naar de bouwplaats of opdrachtgever laten gaan. Het tegenargument is dan dat in die situatie een voorman of opzichter meegaat of beschikbaar is. Ergens in de keten wordt het toch management op afstand, maar dat muntje wil nog niet vallen.

3.0 Medewerkersperspectief

De vraag voor wie telewerken interessant is, valt uiteen in de volgende deelvragen:

1. Welke functies en rollen binnen het bedrijf zijn door telewerken leuker, doelmatiger en zelfs doeltreffender te organiseren?
2. Welke doelgroepen zijn door telewerken weer beschikbaar voor de arbeidsmarkt?

2.4 Mobiliteit en kennismanagement

Naarmate de Nederlandse economie meer en meer een economie van dienstverleners wordt, zullen meer medewerkers moeten gaan reizen naar opdrachtgevers. Voor deze medewerkers ontstaat een specifiek probleem: het actueel (“up to date”) houden van allerlei gegevens. Wie langs klanten gaat en daarbij niet frequent de organisatie aandoet, die dreigt het contact met de bedrijfskennis te verliezen. Andersom is de rest van de organisatie niet op de hoogte van de stand van zaken bij de betreffende medewerker. Het maakt daarbij niet uit of de medewerker ondersteuning aan de klant levert, in een verkooptraject zit of als adviseur aan de slag is.

2.3 Workforce effecten

Een niet onbelangrijk probleem voor veel organisaties is het krijgen en behouden van medewerkers, zeker de betere en meer ervaren werkkracht. Medewerkers vragen meer diverse oplossingen, zoals rond huisvesting, tweeverdieners, kinderopvang, vakanties, scholing en variabele beloning. De invoering van telewerken kan een deel van die vragen het hoofd bieden, met name daar waar flexibiliteit van inzet gevraagd wordt.

2.2 Transportkosten

Medewerkers moeten zich kunnen verplaatsen, van huis naar kantoor, naar klant of werkplek en tussen werkplek en kantoor en thuis. Functieafhankelijk kunnen dit bewegingen zijn op vaste, reguliere tijden en afstanden of juist ad hoc, ingegeven door de situatie van het moment, van de ene plek naar de andere en telkens op verschillende tijdstippen. Met de verminderde dienstverlening van het openbaar vervoer, gecombineerd met de opgelopen verwachtingen van de individuele werknemer neemt het gebruik van, van bedrijfswege verstrekt, vervoer, de lease-auto kortom, hand over hand toe.

2.1 Kantoorkosten

Door de toenemende kosten per werkplek is er een algemene tendens veel aandacht aan de kantoorruimte te besteden. Die werkplekkosten zijn een optelsom van vaste kosten voor de huur of afschrijving op koop per vierkante meter, de schoonmaak- en periodieke onderhoudskosten en de bijkomende kosten, zoals verlichting, verwarming en ventilatie, belasting en verzekering. Tel daarbij op de kosten voor de inrichting en de daarbij behorende additionele kosten en de totale som begint aardig op te lopen. Daarbij komen de eisen, die de Arbo-wet en de werknemer aan de werkplek stellen.

2.0 Organisatieperspectief

Telewerken wordt soms gezien als middel om een sociaal rechtvaardige werkverdeling mogelijk te maken. Er wordt gesproken over mensen, die niet aan een regulier werkproces kunnen deelnemen, zoals huisvrouwen en mensen die ver van een (geschikte) werkgever wonen. Voor mobiel gehandicapten zou telewerken de optie zijn om toch een actieve rol te kunnen spelen. Het is de vraag of door dergelijke argumenten het telewerken niet in een bijzondere hoek is gezet, namelijk de uitsluitende rechtvaardiging door standpunten van werknemerszijde.

1. Wat is telewerken?

Verrehoren, verrezien of verrekijken, verrespreken en verreschrijven zijn zo te zien wat vreemde begrippen. Maar een tele-foon, tele-visie, tele-copier of tele-facsimile (fax) en tele-scoop kennen we allemaal, al is de tele-graaf wat achterhaald. In al deze gevallen zijn technologieën geïntroduceerd die ons mensen de mogelijkheid bieden dingen op afstand te doen. Kennelijk is het voor ons belangrijk niet gehinderd te worden door afstand. Afstand betekent verplaatsing en verplaatsing betekent tijd. Wij willen graag dingen kunnen doen zonder verplaatsing omdat ons de tijd ontbreekt.

0.1 Leeswijzer voor de TeleWerkWijzer

Dit blog is een heel pragmatische handleiding. U kunt natuurlijk het blog van voor naar achter lezen (van oude blogs naar meer recent). Maar dat is misschien niet altijd het meest handig en mogelijk heeft u daar de tijd niet voor. De Telewerkwijzer is dan ook zo opgezet dat dit niet hoeft; u kunt een andere volgorde aanhouden en er voor kiezen delen helemaal over te slaan.

0.0 TeleWerkWijzer - Het wat en hoe van telewerken

De TeleWerkWijzer gaat over slim telewerken en de keuzes voor en tegen telewerken in verschillende werkomgevingen. Het is met name een praktische handleiding en geen collegebundel. Er wordt aandacht besteed aan het invoeren van telewerken, de kansen en de valkuilen, op zowel zakelijk als persoonlijk gebied. Het gaat niet speciaal of alleen over de thuiswerkende huisvrouw of de arbeidsgehandicapte medewerker, maar over organisaties en medewerkers die telewerken en mobiel werken inzetten als onderdeel van een uitgekiende arbeidsstrategie. Bedrijfsculturele en  organisatorische aspecten, facetten van (arbeids)recht, technologie en techniek komen aan bod, vooral met veel voorbeelden en tips.