6 De criteria voor succesvol telewerken

Uit het voorgaande blijkt al dat er veel variabelen zijn, die van invloed zijn op een succesvolle invoering van telewerken. In kort bestek willen wij hier de belangrijkste bevindingen voor u samenvatten. Let wel dat hiermee niet een uitputtende lijst gegeven wordt, maar dat we juist verwijzen naar die elementen die in onze ervaring noodzakelijk zijn en vaak te weinig of geen aandacht krijgen.

5.5.2 Internet en het virus

Wie zijn medewerker alleen toegang geeft tot het eigen netwerk heeft qua beveiliging een aantal kopzorgen minder. Daar staat tegenover dat, als de medewerker in staat is met de computer alsnog toegang te krijgen tot internet (een internetabonnement en een dongle), u een risico heeft dat u niet meer beheerst. Als hij of zij dat kan terwijl de computer ook aan het interne netwerk gekoppeld is, dan heeft u een dubbel risico.

5.5.1 Beveiliging

En nu wij het er toch over hebben: beveiliging. De risicoanalyse behoort niet tot de onderwerpen van dit blog. Toch is van het grootste belang dat u zich realiseert dat beveiliging voornamelijk tussen de oren zit. Goede beveiliging balanceert tussen begrip en gevoel. Aan uw medewerkers moet u duidelijk maken waarom de procedures zo zijn opgezet.

5.5 De omgeving thuis

Na het netwerk nu even wat aandacht voor de werkplek thuis. Het ligt voor de hand dat de medewerker de beschikking heeft over een computer. De keuze hiervan zal afhankelijk zijn van de te verrichten werkzaamheden: het schrijven van een rapport vergt andere handelingen dan uitgebreide berekeningen, grafisch ontwerp of technisch tekenen. Het schrijven van muzieknoten stelt andere eisen dan het afspelen van het resultaat. Daarnaast zijn er de echte IT-beroepen zoals programmeren en ontwerp van software.

5.4 Netwerk of internet

Bij telewerken komt steevast de kretologie internet, intranet en extranet om de hoek kijken. Toch hoeft het daar helemaal niet over te gaan. Er zijn drie grote telewerk raamwerken:

5.3 Technische invoering

Stel dat u overgaat tot de, al dan niet geleidelijke, invoering van telewerk in uw organisatie. In het vorige deel hebben we uiteengezet wat er dan van u op organisatorisch vlak verwacht wordt. Telewerken is, gezien de gebruikte definitie, onmogelijk zonder technische middelen. U, uw organisatie, zal deze middelen ter beschikking moeten stellen aan of voorschrijven voor wie op afstand wil werken. Voor een deel zullen deze middelen al aanwezig zijn en voor een deel zullen ze moeten worden ingevoerd of aangepast.

4.4.2 Subsidieregelingen arbeidsgehandicapten

Voor het integreren van arbeidsgehandicapten zijn er extra aanpassingen nodig zoals bijvoorbeeld aangepaste werkplekken, computers, taxivervoer of rolstoeltoegankelijke kantoorruimte. Om de drempels voor integratie van arbeidsgehandicapten te verlagen, heeft de overheid verschillende subsidieregelingen ingesteld om arbeidsgehandicapten aan werk te helpen. Een aantal jaren geleden waren de procedures voor het aanvragen van subsidies administratief omslachtig, ontoegankelijk, traag en inefficiënt. Daar is bij de invoering van verschillende wetten verandering in aan het komen.

4.3.1 Voorbeeld overeenkomst flexibel werken /telewerken

Voorbeeld overeenkomst flexibel werken /telewerken 

Eenvoudig voorbeeld aan de hand waarvan een meer afgewogen versie gebouwd kan worden voor de eigen bedrijfssituatie. Tevens kunnen elementen zoals viruscontrole of encryptie ter beschikking gesteld worden door de werkgever, periodiek onderhoud gepleegd worden door de IT groep van het bedrijf en software ge-update.

4.3 De telewerkovereenkomst

In de telewerkovereenkomst komen medewerker en de verantwoordelijk manager overeen hoe telewerken wordt toegepast binnen het bedrijf. De telewerkovereenkomst is de schakel, waarin de onderwerpen in de hiervoor besproken paragrafen samenkomen in dit document.

4.2.6 Checklist ter voorkoming RSI-klachten op de telewerkplek

Met deze checklist worden tips en richtlijnen gegeven die RSI op de telewerkplek voorkomen.

4.2.5 RSI voor mensen met een arbeidshandicap

Voor deze groep zou het bijzonder frustrerend zijn om als gevolg van RSI toch of wederom in de WAO terecht te komen, dan wel uit het arbeidsproces weg te vallen. Het is aan te raden de arts of een fysiotherapeut in te schakelen. Het leidt tot kapitaalvernietiging als het gaat om integratiesubsidies. Echter zo’n vaart zal het niet lopen aangezien arbeidsgehandicapten die in staat zijn om te werken, het klappen van de zweep kennen en als gevolg van hun handicap gepokt en gemazeld door het leven gaan. Zij zullen niet zo gauw in de RSI-vallen lopen.

4.2.2 Programmatuur

Ook hier geeft de Arbo regels aan. De programmatuur die wordt gebruikt bij het verrichten van beeldschermwerk voldoet aan ergonomische eisen,

4.2.1 Beeldscherm, toetsenbord, meubilair en verlichting

Het Arbo-besluit schenkt speciaal aandacht aan thuiswerkers. Over de dagindeling van de arbeid staat in het Arbo-besluit dat de arbeid aan een beeldscherm zo georganiseerd moet zijn dat telkens na ten hoogste twee achtereenvolgende uren wordt afgewisseld door andersoortige arbeid of door een rusttijd. Daardoor wordt de belasting van het verrichten van de arbeid aan een beeldscherm verlicht.

4.1.2 Vergoedingen computers en bijbehorende apparatuur

Voor het verstrekken (werknemer verkrijgt de eigendom) en het ter beschikking stellen (werknemer krijgt het gebruik) van computers (pc of laptops) en randapparatuur (modems, faxen, printers, besturingsprogrammatuur) geldt onder voorwaarden een vrijstelling.

4.1 De fiscus

De fiscus besteedt specifiek aandacht aan telewerken. Deze regeling is ingevoerd om onder meer ontwikkelingen als de elektronische snelweg en telewerken te stimuleren.

3.5.1 Algemene kenmerken medewerker

Telewerk en het mede daarop gebaseerde Nieuwe Werken bestaan dankzij informatie-technologie. Telewerkers moeten daarom in de beginfase affiniteit en ervaring hebben of krijgen met het gebruik van computers en telecommunicatie.