9 TeleWerkWijzer - Het Wat en Hoe van Telewerken sinds 2020

Deze versie 15 van het boek TeleWerkWijzer is een bijdrage in de strijd tegen het #SARS-CoV-2 virus dat de ziekte #Covid19 veroorzaakt. Wij geven daarom dit boek gratis uit onder een #CreativeCommons licentie. De auteursrechten berusten uiteraard bij ons, Jeroen en Jan Willem, maar je mag dit werk #kosteloos #kopiëren en #delen met anderen (CC BY-NC-ND licentie). Het boek is hier als PDF te downloaden en bij ons ook verkrijgbaar als #Epub bestand.

8 Verwijzingen

Het is gebruikelijk om in een dergelijke uitgave een reeks literatuurverwijzingen en webadressen te geven. De literatuur over telewerken beperkt zich, voor zover ons bekend, tot een aantal deelgebieden. Aan de ene kant kunt u boeken en websites vinden die voornamelijk ingaan op de technische aspecten van de telewerkomgeving en de architecturen. Aan de andere treft u boeken en sites aan die met name gaan over arbeidsgehandicapten. Dit blog gaat echter over de keuzes voor en tegen en de invoering van telewerken, gezien door de ogen van lijn- en stafmanager.

Webadressen zijn vaak snel gedateerd, want zelfs ministeries veranderen periodiek van naam. Ons advies is te beginnen bij uw uitvoeringsinstantie en bij die ministeries, die volksgezondheid, werken en belastingen in hun portefeuille hebben. Verken ook de sites van de grote werknemersorganisaties en de uitvoeringsorganen.

Hou er rekening mee dat het gebied telewerken sterk in beweging is, met name op fiscaal gebied. Zorg er dus voor dat u telkens de nieuwste regelingen heeft en die zijn eigenlijk allemaal via het web op te zoeken of op te vragen.

7 Epiloog

Onze manier van werken is voortdurend in beweging. Al eeuwen lang verandert de aard van ons werk, zeker voor de grote groep van “gemiddelde werknemers”. Voor ambachtelijke slagers en handmatige pottenbakkers blijft altijd wel ruimte, maar voor de grote gemene deler wijzigt de situatie voortdurend. Van veldarbeider naar fabrieksarbeider naar kantoorklerk schuift de werknemer telkens naar nieuwe rollen, met onvoorziene gevolgen voor de arbeidsomstandigheden, de sociaal-culturele aspecten. De verplatting van de organisatie van de afgelopen jaren is zeer bedreigend gebleken voor het zittende middle-management.

6 De criteria voor succesvol telewerken

Uit het voorgaande blijkt al dat er veel variabelen zijn, die van invloed zijn op een succesvolle invoering van telewerken. In kort bestek willen wij hier de belangrijkste bevindingen voor u samenvatten. Let wel dat hiermee niet een uitputtende lijst gegeven wordt, maar dat we juist verwijzen naar die elementen die in onze ervaring noodzakelijk zijn en vaak te weinig of geen aandacht krijgen.

5.5.2 Internet en het virus

Wie zijn medewerker alleen toegang geeft tot het eigen netwerk heeft qua beveiliging een aantal kopzorgen minder. Daar staat tegenover dat, als de medewerker in staat is met de computer alsnog toegang te krijgen tot internet (een internetabonnement en een dongle), u een risico heeft dat u niet meer beheerst. Als hij of zij dat kan terwijl de computer ook aan het interne netwerk gekoppeld is, dan heeft u een dubbel risico.

5.5.1 Beveiliging

En nu wij het er toch over hebben: beveiliging. De risicoanalyse behoort niet tot de onderwerpen van dit blog. Toch is van het grootste belang dat u zich realiseert dat beveiliging voornamelijk tussen de oren zit. Goede beveiliging balanceert tussen begrip en gevoel. Aan uw medewerkers moet u duidelijk maken waarom de procedures zo zijn opgezet.

5.5 De omgeving thuis

Na het netwerk nu even wat aandacht voor de werkplek thuis. Het ligt voor de hand dat de medewerker de beschikking heeft over een computer. De keuze hiervan zal afhankelijk zijn van de te verrichten werkzaamheden: het schrijven van een rapport vergt andere handelingen dan uitgebreide berekeningen, grafisch ontwerp of technisch tekenen. Het schrijven van muzieknoten stelt andere eisen dan het afspelen van het resultaat. Daarnaast zijn er de echte IT-beroepen zoals programmeren en ontwerp van software.

5.4 Netwerk of internet

Bij telewerken komt steevast de kretologie internet, intranet en extranet om de hoek kijken. Toch hoeft het daar helemaal niet over te gaan. Er zijn drie grote telewerk raamwerken:

5.3 Technische invoering

Stel dat u overgaat tot de, al dan niet geleidelijke, invoering van telewerk in uw organisatie. In het vorige deel hebben we uiteengezet wat er dan van u op organisatorisch vlak verwacht wordt. Telewerken is, gezien de gebruikte definitie, onmogelijk zonder technische middelen. U, uw organisatie, zal deze middelen ter beschikking moeten stellen aan of voorschrijven voor wie op afstand wil werken. Voor een deel zullen deze middelen al aanwezig zijn en voor een deel zullen ze moeten worden ingevoerd of aangepast.

5.2 Bedrijfsmatige invoering

Fase 2 en 3: Selecteren afdelingen en trainen personeel

Zelfstandig kunnen werken is belangrijk bij telewerken. Dat hangt niet alleen af van het werk, maar ook van het bedrijf. Als de chef erg dirigistisch is, wordt telewerken niets. Telewerken vergt een professionele houding, erop vertrouwen dat mensen het werk doen. Chefs coachen daarbij; het bedrijf faciliteert.

5.1 Invoeren en beheren - Inleiding

Indien u van plan bent telewerken te gaan invoeren in uw organisatie, kan dit op verschillende manieren gerealiseerd worden. Bijvoorbeeld langs een informele weg, waarbij geen formele afspraken worden gemaakt tussen telewerker en directie (gedoogbeleid). Het kan ook zijn dat verschillende afdelingen of divisies de mogelijkheid krijgen te gaan telewerken. In dat geval worden afspraken in de vorm van telewerkovereenkomsten gemaakt, die door de ondernemingsraad en fiscus geaccepteerd worden. In het geval er sprake is van grootschalige invoering, wordt de gehele organisatie ingericht op telewerken.

4.4.2 Subsidieregelingen arbeidsgehandicapten

Voor het integreren van arbeidsgehandicapten zijn er extra aanpassingen nodig zoals bijvoorbeeld aangepaste werkplekken, computers, taxivervoer of rolstoeltoegankelijke kantoorruimte. Om de drempels voor integratie van arbeidsgehandicapten te verlagen, heeft de overheid verschillende subsidieregelingen ingesteld om arbeidsgehandicapten aan werk te helpen. Een aantal jaren geleden waren de procedures voor het aanvragen van subsidies administratief omslachtig, ontoegankelijk, traag en inefficiënt. Daar is bij de invoering van verschillende wetten verandering in aan het komen.

4.4.1 Voorbeeld Huisregels Flexibel Werken

Voorbeeld huisregels

Ondergetekenden spreken het volgende af:

4.4 Huishoudelijk reglement

Naast de telewerkovereenkomst tussen werkgever en werknemer wordt door bedrijven ook een huishoudelijk reglement gehanteerd, als er meerdere medewerkers telewerken. Hierin legt men regels en richtlijnen vast aangaande het managen van telewerken, de secundaire arbeidsvoorwaarden, werkafspraken, ziek- en betermeldingen.

4.3.1 Voorbeeld overeenkomst flexibel werken /telewerken

Voorbeeld overeenkomst flexibel werken /telewerken 

Eenvoudig voorbeeld aan de hand waarvan een meer afgewogen versie gebouwd kan worden voor de eigen bedrijfssituatie. Tevens kunnen elementen zoals viruscontrole of encryptie ter beschikking gesteld worden door de werkgever, periodiek onderhoud gepleegd worden door de IT groep van het bedrijf en software ge-update.

4.3 De telewerkovereenkomst

In de telewerkovereenkomst komen medewerker en de verantwoordelijk manager overeen hoe telewerken wordt toegepast binnen het bedrijf. De telewerkovereenkomst is de schakel, waarin de onderwerpen in de hiervoor besproken paragrafen samenkomen in dit document.

4.2.6 Checklist ter voorkoming RSI-klachten op de telewerkplek

Met deze checklist worden tips en richtlijnen gegeven die RSI op de telewerkplek voorkomen.

4.2.5 RSI voor mensen met een arbeidshandicap

Voor deze groep zou het bijzonder frustrerend zijn om als gevolg van RSI toch of wederom in de WAO terecht te komen, dan wel uit het arbeidsproces weg te vallen. Het is aan te raden de arts of een fysiotherapeut in te schakelen. Het leidt tot kapitaalvernietiging als het gaat om integratiesubsidies. Echter zo’n vaart zal het niet lopen aangezien arbeidsgehandicapten die in staat zijn om te werken, het klappen van de zweep kennen en als gevolg van hun handicap gepokt en gemazeld door het leven gaan. Zij zullen niet zo gauw in de RSI-vallen lopen.

4.2.4 RSI en telewerken

Op verschillende punten binnen de Arbo-regels worden diverse zaken belicht, die bij verkeerde toepassing kunnen leiden tot RSI ( Repetitive Strain Injury), ook wel muisarm genoemd.

4.2.3 Werkoverleg

Hoewel men het niet zou verwachten, bepaalt de Arbo-wet ook dat de werkgever regelmatig werkoverleg dient te organiseren.